Assistenz Facilitymanagement

Wien
Teilzeit
Assistenz

Ausgerüstet mit Tatkraft und Engagement leisten Sie einen wichtigen Beitrag, dass bei der Betreuung unserer firmeneigenen Liegenschaften alles läuft. Mit Ihrem Organisationstalent sind alle Betriebsmittel bestellt, die regelmäßigen Überprüfungen haben Sie im Blick und werden ordnungsgemäß beauftragt, kontrolliert und abgerechnet.
Vielleicht bringen Sie erste Erfahrungen im Facility Management mit und wollen diese jetzt in ein Unternehmen mit klaren Zuständigkeitsbereichen und Ansprechpartnern einbringen. Herzlich Willkommen!

Was Sie erwartet

Sie sind die rechte Hand unseres Facility Managers und unterstützen ihn bei administrativen Arbeiten damit unser Standort technisch gut ausgestattet und gewartet den Sicherheitsvorschriften entspricht.
Durch die Pflege und Überwachung von Wartungsverträgen und Servicevereinbarungen behalten Sie die IST Termine unserer Feuerlöscher, TÜV Anlagen und vieles mehr, im Auge. Sie erledigen die Terminplanung und Abwicklung zeitgerecht.
Vom Einholen von Angeboten für die rechtzeitige Beschaffung von Ersatzteilen über die Prüfung der Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern auf Korrektheit bis zur Kontierung wickeln Sie alles selbstständig ab.
Bei der Organisation und digitalen Archivierung von technischen Dokumentationen arbeiten Sie aktiv mit der Software PitFM.
Darüber hinaus sind Sie die Schnittstelle zwischen der FM- Abteilung und internen sowie externen Ansprechpartnern.
Flexible Arbeitszeiten, vieles ist möglich. Am besten wir besprechen das persönlich.
Sie werden je nach Erfahrung und Qualifikation marktkonform und damit deutlich über dem Kollektivvertrag entlohnt.

Das bringen Sie mit

Abgeschlossene wirtschaftliche Ausbildung: HAK, HAS, kaufmännische Lehre oder vergleichbare Qualifikation.
Berufserfahrung vorzugsweise in einer Assistenzfunktion idealerweise mit Bezug zum Facility Management. Erfahrung im Umgang mit Gewerken sowie technischer Background ist von großem Vorteil und gewünscht.
Sie sind routiniert im Umgang mit MS Office und bringen Erfahrungen von CAFM-Programmen mit.
Durch Ihre genaue Arbeitsweise und Ihr Auge für Details ist die Terminkoordination ein Leichtes.
Die Kommunikation im Job persönlich, telefonisch oder per Mail bereitet Ihnen Freude.
Ihr selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten zeichnet Sie aus.